Forretningsmøteetikett

Jobber du for et selskap som har hyppige møter? Lurer du på hva du skal gjøre og hva som anses som riktig oppførsel på disse samlingene? Gruer du deg til å delta på møtene fordi du er redd for at du kan begå en faux pas som kan skade din posisjon eller muligheter for fremgang?

Vanligvis forbeholder ledere, teamledere eller bedriftsledere seg retten til å initiere forretningsmøter når de føler behov. Enten de er regelmessige planlagte arrangementer eller kalles for et bestemt formål, bør alle som er til stede følge riktige retningslinjer for forretningsetiketter.

Leder

Før møtet er det viktig å ha alt organisert slik at du ikke kaster bort noens verdifulle tid. Du vil at den skal kjøre så jevnt og i rute som mulig, men likevel gi tid til spørsmål og tilbakemelding hvis mulig. Nøkkelen er å vise respekt for alle involverte.

Her er noen anbefalte retningslinjer:

• Ha en skriftlig agenda med en logisk sekvens og realistiske tider. Hvis tid og ressurser tillater det, send kopier til alle som skal delta.
• Send en invitasjon til potensielle deltakere med så mange detaljer om møtet som mulig, inkludert plassering, starttid, hva du skal ta med og sluttid.
• Start med en vennlig hilsen og la alle få vite når det er greit å stille spørsmål.
• Ha vann på podiet eller foran rommet og nipp til det mellom temaene eller når noen andre snakker.
• Du trenger ikke å skrive ned talen din ordrett, men du bør i det minste ha punktpunkter i notatene dine. Hvis du ikke gjør det, kan du hoppe rundt fra ett emne til et annet og miste oversikten over hva du trenger å si. Dette kan føre til at du kaster bort tid og lar deltakerne lure på poenget med møtet.
• Vær oppmerksom på deltakernes kroppsspråk. Hvis du ser at folk mister interessen, kan du ta en pause og sjekke deg selv for å forsikre deg om at du ikke gjentar informasjon eller bruker for mye tid på noe som ikke er relevant.
• Ha noen få anekdoter for å holde møtet interessant. Unngå imidlertid å fortelle upassende vitser som til og med har et snev av sexisme, rasisme eller noe annet som kan fornærme andre.
• Aldri stjele andres ideer og kalle dem dine egne. Gi alltid æren til andre for ideer og vellykkede oppgaver.
• Selv om det er greit å bevege seg litt, ikke tempo frem og tilbake over fronten av rommet. Dette får deg til å virke nervøs.
• I løpet av spørsmåls- og svarperioden må du være stille til den som spør, er ferdig før du svarer. Hvis du ikke forstår spørsmålet, kan du be ham eller henne gjenta det eller forklare spørringen ytterligere.
• Hvis noen fremstår som sinte eller fiendtlige, må du holde roen og be personen diskutere dette med deg på et senere tidspunkt.
• Avslutt møtet tidlig hvis mulig. Det er bedre for den å være kortere enn å miste oppmerksomheten til de fremmøtte.

Deltakere

Alle som er innkalt til møtet, bør delta med mindre omstendighetene ikke tillater det. Hvis du vet om møtet på forhånd, bør du vurdere å ta ekstra tid med din personlige pleie for å vise respekt for alle veiledere som deltar. Kle deg passende for forretningsnivået.

Tips om møter:

• Hvis du blir bedt om å sende en bekreftelsesmelding, gjør du den så snart du går inn i møtet i kalenderen.
• Møt opp i tide. Kom dit noen minutter tidlig hvis mulig.
• Sjekk mobiltelefonen din og sørg for at den er på lydløs eller slått av. Du bør aldri sende tekstmeldinger under et møte, med mindre lederen ber deg om en bestemt person.
• Hvis det serveres forfriskninger, er en drikke akseptabel. Imidlertid, med mindre alle andre spiser, vent til etter at møtet er over for å ta en matbit.
• Hvis dette er et lunsjmøte, ta med maten til bordet og spis den så stille som mulig og uten å rette oppmerksomheten mot deg selv.
• Ikke prat eller bytt notater med andre deltakere. Dette er veldig forstyrrende og kan gi inntrykk av at du ikke tar jobben din seriøst nok til å følge nøye med på det som diskuteres.
• Hvis du blir bedt om det, svarer du så direkte som mulig. Når du ikke vet svaret, kan du be om unnskyldning og være ærlig. Ingen svar er bedre enn feil.
• Etter møtet, takk foredragsholderen.
• Ikke dvel i møterommet lenger enn nødvendig. Når du henger vil du virke inaktiv, og du vil ikke at sjefen skal tro at du bruker møtet til å unngå pliktene dine.

Møter i restaurant

Noen ganger kalles det til et lunsjmøte, og det kan holdes på en restaurant. Selv om dette er borte fra kontoret, husk at du fortsatt er på jobb.

Ytterligere møtetips for restaurantmøter:

• Aldri glem bordskikkene dine.
• Håndter matulykker med nåde og god oppførsel.
• Bruk riktig redskap. Hvis du er i tvil om hvilken gaffel som følger med hvert kurs, følg personen som leder møtet.
• Hvis du er på en bufférestaurant, må du kjenne ordentlig oppførsel for å hjelpe deg selv.
• Følg riktige retningslinjer for å spise fingermat.