Hvordan prioritere oppgavene dine?

Så du har alt dette ting å få gjort hver dag, og din å gjøre listen er full - hvordan vet du hva du skal gjøre første, andre og tredje?

Ganske mye alle føler at de har for mye å gjøre og for lite tid til å gjøre det. Ofte stammer den overveldede følelsen av manglende evne til å prioritere alle de tilsynelatende pressende oppgavene. Hvis du føler at oppgavelisten din vokser lenger for minutt, og du ikke en gang vet hvor du skal begynne, kan du identifisere, evaluere og prioritere oppgavene dine engang.

1. Lag en liste

Før du prøver å sortere forpliktelsene dine i rekkefølge etter betydning, bør du ta deg tid til å lage en omfattende liste over alt du trenger eller vil oppnå. Del listen inn i seksjoner for forskjellige typer oppgaver. Disse kategoriene kan omfatte:

Daglige eller ukentlige oppgaver

Dette er hverdagslige "oppgaver" som kan være personlige (måltidsplanlegging og dagligvarehandel) eller arbeidsrelatert (ukentlig teammøte.) Hvis du allerede følger en daglig rutine, vil du være kjent med disse oppgavene; Hvis du ikke gjør det, er dette et godt tidspunkt å lage en. Hva du inkluderer, kan variere - noen mennesker ser ikke noe behov for å minne seg selv på å sjekke e-post eller kjøpe dagligvarer, men andre vil sette pris på de strukturerte påminnelsene om å utføre bestemte handlinger til bestemte tider eller på bestemte dager.

Oppgaver med tidsfrister

Disse må åpenbart gjøres innen en bestemt dato og krever forberedelse på forhånd. Eksempler kan være en skoleavis som skal om tre uker eller et selskap du planlegger i seks måneder fra nå. Disse slags oppgaver - ofte kalt prosjekter - kan senere deles opp i mindre komponenter - for eksempel kan "skrive papir" brytes ned til å lese de aktuelle bøkene, organisere notatene dine, skrive en oversikt, skrive første utkast, og så på.

Gjentakende oppgaver

Disse forekommer ikke daglig eller ukentlig, men de er heller ikke engangsprosjekter. Gjentatte oppgaver kan omfatte tannlegeavtaler eller gjøre kvartalsskatten.

Selvmotiverte, nødvendige oppgaver

Dette er oppgaver eller prosjekter som du vet at du må gjøre, men ingen kommer til å lage deg. De har sjelden, om noen gang, en innebygd tidsgrense. Tenk på å forbedre nettstedet for småbedrifter eller finne en ny primærhelsetjeneste.

Selvmotiverte, ikke nødvendige oppgaver

Dette er de morsommere aktivitetene som likevel har en tendens til å falle langs veien når andre, mer åpenbart nødvendige oppgaver samler dem ut. Tenk å lese for fornøyelse eller jobbe med hobbyer.

En dag oppgaver

Disse oppgavene henger nederst på huskelisten eller i bakhodet, men de trenger vanligvis ikke gjøres snart eller noensinne. Eksempel: mal radiatorene dine.

2. Organiser listen din

Når du har listet opp alt, kan du finne ut hva du skal gjøre først og organisere timeplanen din. (Hvordan du fysisk gjør dette - på et ark, en planlegger, en app, en online kalender eller på annen måte - betyr mindre enn at du velger en metode som fungerer for deg og som du vil bruke.) Her er noen kriterier for Tenk om:

Haster eller viktig

Alle oppgaver kan sorteres i en av fire kategorier. Haster og viktige oppgaver bør gjøres først, så snart som mulig; haster, men ikke viktige oppgaver kan delegeres hvis mulig, men hvis ikke, bør timeplanen din inneholde nok fleksibilitet og ekstra tid til å imøtekomme dem når de dukker opp; viktige, men ikke presserende oppgaver, bør planlegges i god tid, slik at de ikke blir presserende; oppgaver som verken er viktige eller haster, kan potensielt elimineres, men hvis du liker dem, bør de jobbes inn i timeplanen din slik at de ikke blir overfylte av mer krevende forpliktelser.

Vurdere verdi

Du kan bedømme verdien av en oppgave på flere måter. Man kan være om andre mennesker blir påvirket, og hvor viktige disse menneskene er for deg (godkjenningen av sjefen din og trivselen til barn som er avhengige av at du er viktigere enn for eksempel meningene til en gruppe fremmede du var enig i å delta på et møte.) Du kan også tildele oppgaver du ser lønner seg på lang sikt, eller som du bare synes er givende.

En referanse du sannsynligvis vil møte når du leser om prioritering av oppgaver, er 80-20-regelen eller Pareto-prinsippet, som sier at 80% av effektene kommer fra 20% av årsakene. Dette kan eller ikke vise seg å være sant for deg, men det er en god påminnelse om å identifisere hva du faktisk bruker tid på og hvilken av dine anstrengelser som lønner seg.

Timing og fleksibilitet

En fungerende tidsplan gir mulighet for endringer og gjenkjenner tidsbegrensninger. Vær realistisk når du prioriterer og planlegger dagene dine. Når du er i tvil, overvurder tiden en gitt oppgave vil ta.

Hvis to oppgaver skal betales samtidig, avhenger det av hvordan du fungerer best, om du vil starte med. Noen foretrekker å få den enklere oppgaven ut av veien for å konsentrere seg om den mer komplekse; andre vil føle seg trygge hvis de begynner på den vanskeligere oppgaven først, og få noe av eller alt gjort før de går videre. Husk at du ikke trenger å ta på deg en oppgave eller et prosjekt fra start til slutt før du går videre til neste - med mindre du selvsagt finner det å jobbe på den måten øker produktiviteten din.

Begrens de daglige måteoppgavene til maksimalt tre. Dagen kan også omfatte mindre oppgaver som er mer rutinemessige eller av mindre betydning eller haster, men det å laste opp større oppgaver vil trolig føre til stress og skuffelse.

Husk at prioriteringene kan endre seg - hvis sjefen din trenger at du gjør noe nå, vil din forrige førsteprioritet trolig bli bumpet ned til den andre. Desto større grunn til å bygge mer tid i timeplanen din for å gi fleksibilitet.

3. Batchoppgaver

Batching-oppgaver er en av de mest effektive, effektive måtene å få de gnagende, gjør-hele tiden-oppgavene gjort. Batching betyr ganske enkelt at du jobber med samme type oppgaver om og om igjen før du bytter til noe annet. Det første trinnet er å identifisere oppgaver du gjør om og om igjen, og deretter sette opp en enkel arbeidsflyt for dem å følge. Deretter takler du disse oppgavene samtidig ved å bruke den arbeidsflyten.

Batching krever å fullføre lignende oppgaver som krever lignende ressurser i "batches" for å forbedre effektivitet og produktivitet. Her er noen eksempler:

• Betal alle regningene dine samtidig
• Åpne all e-posten din en gang i uken, og gjør det i stedet for å la det stable opp hver dag og aldri komme til det

Batching lar deg komme inn i et spor som gjør den samme oppgaven om og om igjen, slik at du ikke trenger å kaste bort tid på å finne ut instruksjonene eller hva du skal gjøre videre.

4. Fjern oppgaver

Når du har listet opp alle oppgavene dine og sortert dem fra det viktigste til det minste, vil det bli klart hvilke oppgaver som er nederst på listen. Disse kan noen ganger delegeres til noen andre, men hvis det ikke er mulig, må du bestemme om du vil planlegge en tid for dem eller eliminere dem.

Du kan ha oppgaver på listen din som du ikke trenger å gjøre eller til og med vil gjøre, men du følte deg presset til å legge til på et eller annet tidspunkt (gå til treningsstudioet, delta i en bokklubb.) Disse kan elimineres helt.

Til slutt er det mulig å bare ha for mye å gjøre - hvis du ikke kan få alt gjort, må du vurdere arbeidsmengden din for å avgjøre om du bare trenger litt mer øvelse for å prioritere, eller om du må fortelle noen at du ikke lenger kan fortsette å gjøre en bestemt oppgave.