Hvordan administrere e-posten din i fem trinn?
Å lære å håndtere posten din er en overraskende skremmende organisatorisk oppgave fordi du ikke bare kan organisere post visuelt; du må lese og berøre hvert dokument for å arkivere eller forkaste. Når det er sagt, er den beste måten å starte på å hoppe inn og gjøre det nå.
- 01
Dump søppel
Reduser mengden post du mottar ved å stoppe tilstrømningen av søppelpost.
Avmeld deg fra alle kataloger - ja, alle sammen. Du kan allerede finne innholdet deres på nettet. De fleste har fin skrift med instruksjoner for å avslutte abonnementet, eller du kan gjøre det online. Å kutte ned mengden søppelpost du mottar, reduserer tiden du bruker på å administrere posten din. Det er også bra for miljøet.
Etter at du abonnerer på alt, vil postkassen din være lykkelig fri for søppelpost en stund, men den vil sakte begynne å akkumuleres igjen. Fortsett å fjerne deg selv fra adresselister fortløpende eller sett av litt tid hver sjette måned eller så for å fjerne navnet ditt fra alle lister du er lagt til.
- 02
Planlegg det
De fleste sorterer via post mens de går inn døra etter jobb og stopper ofte i midten for å legge av seg frakken eller rette oppmerksomheten mot det som er til middag. Motstå trangen til å administrere e-post til du har tid og oppmerksomhet til å gi til denne oppgaven. Her er hvorfor:
- Hvis du sorterer på vei inn døra, er sjansen stor for at du ikke er forberedt på å administrere posten din på det tidspunktet. Du trenger de riktige verktøyene og oppmerksomheten for å bestemme hvordan du skal bruke eller forkaste hvert stykke.
- Berør aldri et stykke papir mer enn en gang hvis du ikke trenger det. Det er dette som gjør papirhåndteringen så utmattende: Du må lese den hver gang! Vent til du er klar til å administrere og forkaste.
- 03
Bruk de riktige verktøyene
Ha de riktige verktøyene tilgjengelig for å kaste, resirkulere eller svare på e-posten din. Dette inkluderer:
- Shredder
- Papirkurv
- Arkivsystem og kalender
Ikke ha makuleringsmaskinen din og resirkuleringsbeholderen i separate rom. De skal være ved siden av deg mens du jobber, slik at du kan ta grep med en gang. På denne måten har du ikke hauger med papir som venter på å bli resirkulert og makulert over hele huset.
- 04
Etablere et system
Det er tre sluttspill for hver post:
- Ta grep med e-post som trenger oppmerksomhet nå eller etter hvert. Brød det ned i flere kategorier som arkiv, svar, øyeblikkelig handling osv.
- Resirkuler søppelpost som ikke har noen verdi for deg og ingen identifiserende informasjon om det utover navnet ditt
- Kvern et nytt brev som inneholder identifikasjonsinformasjon utover navnet ditt og adressen din. Dette vil inkludere personnummer, fødselsdatoer, kredittkorttilbud og mer.
- 05
Fortsett med det
Nå som du har et system nede, må du holde det oppe. Hvis du ikke har tid hver dag til å sortere posten din, kan du plassere den i en innboks på skrivebordet, nær inngangsporten eller i et hjørne på kjøkkenbenken. Planlegg å bruke tid en eller to ganger i uken for å sortere hver post slik at du ikke går glipp av noe viktig.
