Hvordan organisere et hjemmearkivsystem i 7 trinn?

Kampen er reell: Å håndtere viktige dokumenter og papirrot er gropene. Derfor er det viktig å sette opp et enkelt, gjennomførbart hjemmearkivsystem som du faktisk vil bruke - et personlig arkivsystem fungerer bare hvis du holder tritt med det!

Dette er et helgeprosjekt. Ikke start den på en ukedag etter en lang arbeidsdag eller skole. Start denne på en lørdag eller søndag morgen bevæpnet med en kopp kaffe eller te, og en la oss få dette gjort holdning.

Det du trenger

• Arkivskap eller arkivboks
• Hengende filmapper
• Desktop filholder
• Shredder
• Papirkurv
• Filmapper
• Merkemaskin eller penn

Samle alle papirene dine på ett sted

Det første trinnet i å sette opp et arkivsystem for hjemmet er å korrigere alle filene og papirene dine i samme rom slik at du kan sortere, resirkulere og makulere. Å ha alt på ett sted har følgende fordeler:

• Det vil holde deg fokusert på oppgaven. Hvis du har alle forsyningene dine og alle papirene dine på ett sted, har du virkelig ingen unnskyldning enn å grave inn.
• Du blir grundigere. Å gjøre en feiing av hjemmet ditt på forhånd betyr at du ikke trenger å gjenta oppgaven om noen uker fra nå når du finner en glemt papirstabel i vaskerommet.

Det er noen få steder å lete etter papirer, bortsett fra de åpenbare skrivebordsskuffene, arkivskapene og posthaugen:

• Stuen: Papir har en tendens til å hoper seg opp i stuen når vi ikke vet hva vi skal gjøre med dem.
• Vesker: Ryggsekker, arbeidsposer, håndvesker, treningsvesker og kofferter har alle en tendens til å samle papirer.
• Kjøkkenet: Papirbunker har en måte å havne på kjøkkenet. Dette er fordi kjøkkenet ofte er det første stedet vi leder når vi kommer hjem.

Velg et godt sted hvor du kan lage fem bunker. Dette kan være kjøkkenbordet, sengen på rommet eller skrivebordet ditt hvis det er stort nok. Gulvet fungerer også.

Hvis du har så mange papirer, kan haugene dine velte, bruk søpler eller pappesker. Merk dem for å holde dem adskilt og for å unngå feil som ved et uhell å kaste fjorårets selvangivelser i papirkurven.

Del papirene dine i fem kategorier

Ta en avgjørelse om hvert stykke papir uten å legge det ut og lagre det til senere. Hvert dokument vil gå inn i en av disse fem kategoriene:

Handling

Dette er de papirene du trenger for å iverksette tiltak på og kast. Ikke forveksle disse med dokumenter som går i husholdningskategorien. Husholdningsdokumenter arkiveres permanent; handlingsfiler brukes en gang og deretter kastes.

Eksempler: invitasjoner, parkeringsbilletter, påminnelser om avtale, lekser og regninger

Arkiv

Papirer eller dokumenter du trenger å henge på, men du trenger ikke å referere mer enn en eller to ganger i året.

Eksempler: selvangivelser, medisinske poster, akademiske poster, bevis på at du deltok i juryplikt, gjerninger, leieavtaler, garantier og kontrakter

Husstand

Dette er papirer du bruker for å holde huset (og livet) i gang.

Eksempler: kuponger, oppskrifter, brukerhåndbøker, kvitteringer for årets skatt og dokumenter for kommende reiser

Resirkulere

Papirer og dokumenter som ikke faller inn i noen av kategoriene ovenfor og inneholder ingen personlig informasjon.

Eksempler: søppelpost, regneark fra et seminar du ikke lenger er interessert i, aviser, magasiner, gamle lekser du ikke trenger, og brukte konvolutter

Makulere

Papirer og dokumenter som ikke faller inn i de tre første kategoriene, men inneholder personlig identifiserende informasjon.

Eksempel: kredittkorttilbud, gamle kontoutskrifter og regninger

Fjern og kast dokumenter og filer du ikke lenger trenger

Den største haugen din vil være resirkulering. Resirkuler disse papirene først - målet her er å redusere mengden papir du har å gjøre med så raskt som mulig.

Deretter makulerer du dokumentene som må ødelegges - dette inkluderer alt som identifiserer deg utover navn og adresse.

Nå som du har kastet søppelet, er det på tide å sette ned et system som er:

• Enkel å bruke, så du vil faktisk bruke den
• Fleksibel nok til å imøtekomme livsendringer og nye prosjekter
• Fornuftig organisert, så når du trenger å finne noe raskt, kan du finne det

Det fine her er at du kan dele disse kategoriene ytterligere, avhengig av hvor mye papir som kommer inn og ut av hjemmet eller kontoret.

Sett opp en arkivfil for ditt arkivsystem

Det er ganske enkelt å bestemme hvilke papirer som går inn i arkivfilen din. Dette er de viktigste papirene du eier. De er bevis på at du og familien din eksisterer, betaler skatt, egne hjem og biler, uteksaminert fra college, kan reise utenfor landet ditt med pass eller visum. Hvis du er bedriftseier eller eier mer enn én eiendom, blir denne filen enda større.

Grunnleggende å beholde i denne filen inkluderer:

• Igjen på skatten
• Medisinske journaler
• Faglige poster
• Bevis på at du har tjent juryplikt
• Gjerninger
• Leieavtaler
• Kontrakter
• Pass
• Trygdekort
• Sysselsetting poster
• Dåpssertifikater
• Livsforsikring og pensjonsdokumenter

Oppbevar disse papirene i en brannsikker boks, i merkede filmapper. Ditt personlige arkivsystem bør inneholde følgende kategorier:

• Faglig
• Bil
• Arbeid
• Finansiell
• Helse
• ID
• Forsikring
• Eiendom

Organiser dem alfabetisk, men oppbevar ID-filen med fødselsattest, pass, trygdekort og alt annet du bruker ofte foran filboksen.

Ordne en husholdningsfil

Her er en god tommelfingerregel for hva du bør lagre i husholdningsfilen din: Alt du trenger i fremtiden, men ikke trenger å iverksette tiltak akkurat nå, og som ikke hører hjemme i arkivfilen din.

I stedet for en arkivboks eller søppel, lager du et bindemiddel med seksjoner og deretter lommer for å lagre ting som kuponger og gavekort. Lag seksjoner for følgende:

• Kuponger og bilag
• Gavekort
• Ventende rabatter
• Kvitteringer for store billettvarer som apparater eller møbler
• Belønninger og lojalitetskort
• Notater og referansemateriell for kommende prosjekter du jobber med
• Oppskrifter
• Kvitteringer for skatt
• Bil / hjem / leiers forsikringer

Sett opp en handlingsfil

Handlingsfilen er papirene du trenger for å iverksette tiltak og deretter forkaste. Ethvert viktig dokument som må arkiveres permanent eller over lengre tid, hører hjemme i din husholdningsfil. Handlingsfiler er fysiske påminnelser om ting du trenger å gjøre.

Bruk en innboks på skrivebordet for å oppbevare disse papirene. Velg noe morsomt og fargerikt, slik at du aldri glemmer at boksen er der - og at elementene inni trenger handling! Du kan også bruke denne boksen til å administrere e-post.

Her er eksempler på hva du skal beholde i handlingsfilen din:

• Innkommende post
• Invitasjoner til kommende arrangementer og eventuelle svarskort som følger med dem
• Regninger å betale og deretter makulere eller resirkulere
• Tillatelsen glir til å signere
• Avtalepåminnelser
• Kvitteringer for alt du nylig har kjøpt i tilfelle du bestemmer deg for å returnere
• Kvitteringer for alt du venter på å motta

Du kan dele denne filen i flere kategorier, men det er lettere å bare kaste alt i denne boksen og deretter gå gjennom den en, to eller tre ganger i uken. På det tidspunktet kan du resirkulere eller makulere alt du ikke lenger trenger, arkivere noe som hører hjemme i arkivet eller husholdningsfilene, og iverksette tiltak for alt som må reageres på. Målet er å holde denne filen så liten som mulig.

Trikset er at du må gå gjennom denne filen minst en gang i uken, helst oftere. Vi anbefaler å legge til denne oppgaven i din personlige ukentlige organisasjonsrutine for å hjelpe deg med å holde deg opptatt.