Hvor lenge skal du oppbevare dokumenter og hva du skal makulere?

Papirbunker er vondt, og det kan være vanskelig å administrere et hjemmearkivsystem. Du må imidlertid henge på noen dokumenter fordi du aldri vet når du trenger dem.

Hvor lenge trenger du å beholde skatten, kvitteringene, kontoutskriftene og andre viktige dokumenter? Hver dokumenttype er forskjellig, så du vil være sikker på at du holder alt papirarbeidet ditt lenge nok før du fyrer opp makuleringsmaskinen, selv om du tror du er ferdig med dem.

Vedlikeholde et brukbart arkivsystem for hjemmet

En nøkkel til å lage et brukbart hjemmearkivsystem er å begynne å kutte ned mengden papir du mottar. Det kan virkelig redusere mengden papir du må makulere eller arkivere. Dette betyr å kvitte seg med søppelpost, registrere deg for e-regninger og ikke akseptere flygeblad, kuponger du aldri vil bruke, kataloger du aldri vil lese, eller andre efemerer du føler at du trenger å henge på når du vet at du virkelig ikke 't.

Hvis du lar dette forskyvningsfasen komme ut av hånden, kan du virkelig begynne å slite med papirrot. Det kan til og med komme til det punktet hvor du føler at du kan hamstre det. I disse tilfellene kan det være veldig nyttig å nå ut til en profesjonell som kan veilede deg gjennom decluttering-prosessen.

Det andre trinnet er å sørge for at du har et godt posthåndteringssystem på plass. Jo mer effektivt du håndterer posten når den kommer inn, jo mindre ofte må du gjøre en stor økt med arkivering, makulering og resirkulering.

Sett opp et elektronisk system

Å kvitte seg med papirarkivet ditt ved å sette opp et elektronisk arkivsystem, vil spare deg for plass og kvitte deg med papirrør. I dag gir et elektronisk arkivsystem mye mening fordi det er enklere enn noensinne.

For å komme i gang trenger du en skanner og et sted å lagre filene dine: et mappesystem på en datamaskin og en sikkerhetskopi i skyen, samt en ekstern harddisk. Jo flere sikkerhetskopier du har hjemme og utenfor stedet, desto mer forberedt vil du være på å kaste papirbunken uten å bekymre deg for å miste noe viktig.

Sett opp generelle mapper for forskjellige typer dokumenter (f.eks. Husholdning, avgifter, bil, fødselsattester osv.) Du trenger ikke å være for presis med lagring av dokumentene, siden elektroniske arkivsystemer er søkbare.

Skann deretter hvert dokument og lagre det i en mappe i henhold til innholdet. Sørg for å gi hver et unikt filnavn for å beskrive det, slik at det raskt kan bli funnet via datamaskinens søkefunksjon. Hvis du legger til datoen på slutten av filnavnet, kan du også skille samme type dokument fra forskjellige tidsperioder. For eksempel, i stedet for å ringe strømregningen utilitystatement.pdf, kan du gi den navnet utilitystatement-Feb2019.pdf.

Det er også en rekke apper tilgjengelig som kan hjelpe deg med å raskt registrere og lagre en rekke dokumenter. Mange kan administreres via smarttelefonen eller nettbrettet, slik at du kan kvitte deg med papirene (spesielt kvitteringer) når du ikke er i nærheten av hjemmecomputeren.

Oppbevaring av kopier

For de viktigste dokumentene, anbefaler eksperter å beholde flere eksemplarer. Det kan bety at du holder en kopi i skylagring og en annen på harddisken. Det kan også bety at du beholder en kopi i den elektroniske arkivet og en papirkopi i en brannsikker safe.

Dokumenter som skal lagres for alltid

En rekke dokumenter bør lagres for alltid. Dette er det viktigste du trenger når som helst i fremtiden av en rekke årsaker. Å sikre at de oppbevares på et trygt sted og at en kopi er sikker, vil spare deg for mye tid når det er behov for dem.

• Akademiske poster: Vitnemål, transkripsjoner og alt porteføljearbeid som kan brukes i fremtiden når du søker jobb.
• Adopsjon papirer
• Dåpssertifikater
• Fødselsattester
• Dødsattester: Kan være nødvendig for skatteformål.
• Førerkort
• Sysselsettingsposter: Eventuelle klausuler, avtaler, disiplinære filer og ytelsesgjennomgang.
• Ekteskapsattester
• Medisinske journaler
• Militære poster
• Pass
• Pensjons- og pensjonsjournaler
• Trygdekort
• Testamente

Dokumenter som skal lagres i en viss periode

Tenk deg å ha en levetid på kontoutskrifter og regninger stablet opp på skrivebordet ditt. Etter bare et tiår ville den stabelen sannsynligvis være opprørende stor. Det er mange typer dokumenter - for det meste økonomiske - som du bør oppbevare i en viss periode, men ikke trenger å lagre for alltid. Det kan hende du må referere til dem månedlig eller ukentlig en stund, så blir de bare et papir som ligger rundt og skaper rot.

Den vanskelige delen er å vite når du kan bli kvitt denne typen poster. Det er ikke noe godt svar på alt, men anbefalte retningslinjer basert på hva det er:

• Kontoutskrifter: En måned
• Regninger: Ett år for noe skatte- eller garantirelatert; alle andre regninger bør makuleres så snart de er betalt.
• Kredittkortregninger: Strimles umiddelbart når de er betalt.
• Oppussingskvitteringer: Behold til boligen er solgt.
• Investeringsjournaler: Syv år etter at du har stengt kontoen eller solgt verdipapiret.
• Leiekontrakter: Oppbevares til du har flyttet ut og har mottatt depositumet tilbake fra utleier.
• Lønnsslipp og lønnsstammer: Ett år, eller til du har mottatt W-2-uttalelsen for det skatteåret.
• Salgskvitteringer: Oppbevar hele garantiperioden for store kjøp som apparater og elektronikk. For ting som dagligvarer og klær, beholder du bare kvitteringen til du vet at det ikke er nødvendig å returnere varer.
• Skattedokumenter: Syv år, inkludert arkivering og alle medfølgende dokumenter som W-2 og kvitteringer.
• Bilregister: Oppbevares til båten, bilen eller motorsykkelen er solgt.

Hvordan bli kvitt dokumenter

Makulering av dokumenter er den viktigste måten å beskytte deg mot identitetstyveri. Som hovedregel er det visse dokumenter som absolutt bør makuleres. Dette inkluderer alt som har kontonumre, fødselsdatoer, pikenavn, passord og PIN-koder, signaturer og personnummer.

Hvis dokumentene fremdeles er "aktive", må du holde dem for referanse. Plasser dem i arkivsystemet ditt etter emne. Makuler dem bare når de ikke lenger er i bruk.

Hvilke dokumenter som skal makuleres

Når du er ferdig med disse dokumentene og ikke lenger trenger dem, må du gjerne makulere dem:

• Minibankvitteringer
• Kontoutskrifter
• Kopier av fødselsattest
• Kansellerte og annullerte sjekker
• Kredittkortregninger
• Kredittrapporter
• Førerkort (utløpt)
• Ansettelsesdokumenter som har identifiserende informasjon
• Utløpte pass og visum
• Investeringskontonumre
• Juridiske dokumenter
• Investering, aksje og eiendomstransaksjoner
• Varer med signatur (leieavtaler, kontrakter, brev osv.)
• Bagasjemerker
• Medisinske og tannlegeposter
• Papirer med personnummer
• Passord eller PIN-nummer
• Betal stubber
• Forhåndsgodkjente kredittkortsøknader
• Kvitteringer med kontrollnummer, kredittkortnummer eller annen identifiserende informasjon
• Skatteformer
• Transkripsjoner med identifiserende informasjon
• Reiseplaner
• Brukte flybilletter
• Husholdningsregninger (telefon, gass, elektrisk, vann, kabel-TV, internett osv.)

Alt annet - som papirarbeid - du kan bare resirkulere. Sørg for å ha et fleksibelt arkivsystem satt opp slik at du kan holde disse dokumentene i sjakk. Det er også en god ide å vane deg med å gå gjennom dine lagrede dokumenter med jevne mellomrom. Prøv å gjøre dette når du betaler regninger, arkiverer skatten eller tar deg av en lignende tilbakevendende oppgave, slik at du ikke glemmer og papirene dine går ut av hånden.