Sjekkliste over ting du kan gjøre når du flytter virksomhet

Å forberede seg på å flytte et kontor eller en bedrift kan være mye mer komplisert enn å flytte en husstand. Forberedelse er nøkkelen og det er viktig å sikre at alt på listen din er komplett. Bruk denne raske sjekklisten som en guide for å holde selskapet på sporet.

Bestem en tidsramme og tidsplan

Å bestemme tidsrammen din bør være det første du gjør. Sett datoen når alle ting må være utenfor kontorlokalet, som er den siste utflyttingsdatoen. Du vil sannsynligvis trenge noen dager for å faktisk flytte ut, avhengig av hvor mye du må flytte. Arbeid bakover fra utreisedato og lag en liste over alle tingene du må gjøre før lastebilene ankommer.

Tilordne oppgaver og opprette en flyttekomité ved behov

Det er lurt å få ansatte involvert i flyttingen tidlig. En flyttekomité kan ikke bare hjelpe deg med å organisere og planlegge flyttingen, men kan også hjelpe overgangen for resten av personalet. La komiteen gjennomgå alle oppgavene og tilordne roller etter behov. Når flyttingen går fremover, vil du sannsynligvis trenge å legge til oppgaver i listen og sørge for å tilordne oppgaver, for det er bare for mye å gjøre alt selv.

Sett opp en intern og ekstern kommunikasjonsplan

En intern kommunikasjonsplan vil sikre at de ansatte blir informert om de flyttende planene, mens en ekstern plan vil holde dine kunder og leverandører oppdatert om dine forretningsaktiviteter under flyttingen, slik at du kan holde virksomheten din i drift under overgangen.

Ansett movers

Som å flytte, tar det tid å ansette gode transportører og bør være en av de første oppgavene på listen din. La en medarbeider lage en liste over minst fem flyttefirmaer, og sørg for at du undersøker dem grundig før du ansetter. Bestem budsjettet, få tilbud, og sammenlign tjenester på tvers av flyttefirmaer for å bestemme hvilken du skal ansette.

Ansett profesjonelle pakker

Hvis du flytter budsjettet kan støtte ansette profesjonelle packers, gjør det. Dette vil redde deg og dine ansatte fra å måtte pakke sammen områder av kontoret som er vanlige og ofte de vanskeligste stedene å pakke og flytte. Ansatte kan bli bedt om å pakke sammen skrivebord eller kontorer, ettersom det også gir en mulighet for personalet til å rydde opp i rommet og kvitte seg med ting de ikke trenger å flytte.

Lag en ny kontorplan og layout

Det er her flyttekomiteen din vil være veldig nyttig. Det er alltid vanskelig å flytte inn i et nytt rom, men når du må finne ut hvor alt og alle går, tar det mye tid. Sørg for at du vet hvor hvert møbel skal plasseres og hver ansatt vil sitte. Jo mer detaljert planen er, jo bedre.

Snakk med nåværende leverandører

Å flytte en virksomhet kan bety at du bytter tjenesteleverandører. Sjekk kontraktene dine, og avgjør om du vil bo hos dine nåværende leverandører, eller om du vil se på å bytte. Du må bestemme hva den nye plassen vil kreve når det gjelder telefonlinjer og nettverksinfrastruktur. Snakk med den nye utleieren og leverandørene for å sikre at du vet hva den nye plassen trenger, slik at det ikke er et gap i tjenesten. For alt utstyr du leaser, kontakt forhandleren for å varsle dem om flyttingen og hvordan de best kan få utstyret til det nye stedet.

Hold ansatte oppdatert og informert

Et trekk kan være vanskelig for ansatte. Det kan bety en endring i hvordan de pendler og om deres pendling nå er lenger enn før flyttingen. Hvis du flytter til et mindre rom, må personalet vite hvordan kontorer vil bli tildelt og hvordan deres nye plass vil se ut. Ansatte bør informeres om hvert trinn i prosessen. Prøv å holde en bevegelig tidsplan på oppslagstavlen på kjøkkenet eller andre fellesarealer, slik at folk kan se hvordan ting utvikler seg og hva som forventes av dem som ansatte.