Hvordan kommunisere til ansatte når du flytter kontor eller virksomhet?
De fleste organisasjoner som har mer enn en håndfull mennesker trenger å ha en sterk kommunikasjonsstrategi for både intern og ekstern kommunikasjon. Enten det er varsler om endringer i politikken, daglige prosedyrer eller noe under solen, må de ansatte vite om viktige ting.
Dette inkluderer også utvikling av en plan for kontorflytting og utvikling av en sjekkliste for flytting.
Selv om du kanskje tror at det er så mange trinn for å planlegge i et kontorflytting at du ikke har tid til å engang vurdere kommunikasjon, må du virkelig ta en dag eller to for å lage en fast strategi som vil holde både ansatte og klienter oppmerksomme av de kommende endringene.
Ganske viktigere, du vil holde dine ansatte direkte engasjert i flyttingen, siden de sannsynligvis vil bli mest berørt av flyttingen.
Nøkkel interne meldinger
Hovedbudskapene bør omfatte tidspunkt, pakking, kontorlukninger, nytt kontoroppsett og detaljer om det nye stedet.
- Tidslinje: Sørg for å liste opp alle viktige trinn i farten, slik at alle vet hva de kan forvente og når.
- Pakkeinstruksjoner: Gi personalet instruksjoner om hvordan de skal pakke kontorene eller båsene sine for flytting. Dette bør omfatte hvor du skal få tak i pakkemateriell, hva de er ansvarlige for pakking og frister.
- Avansert varsel om eventuelle kontorstengninger: Under flyttingen må du kanskje lukke kontoret for å muliggjøre sluttpakking og flytting av kontorutstyr og møbler. Forsikre deg om at personalet ditt er kjent med disse datoene, og om og hvordan virksomheten vil fortsette under flyttingen, og hvordan dette vil påvirke arbeidsplanen og arbeidsmengden.
- Ny kontorplan: Personalet vil tidlig vite hvordan det nye rommet vil se ut og hvordan kontorene skal settes opp. Vil de fremdeles ha sin egen plass, eller vil de nå være i en bås eller åpen planløsning? Forsikre deg om at du lager en måte å informere ansatte om hvordan arbeidsområdet deres kan endres.
- Det nye alternativet for plassering, parkering og pendling: Gi personalet all informasjon de trenger om det nye stedet, slik at de kan forberede transport til det nye rommet.
Måter å formidle mål til personalet
Måten du leverer meldingen på, avgjøres av hvilken type melding den er. For eksempel kan tidslinjen lett leveres via firmaets intranett; Kontorstengninger kan best presenteres på et personalmøte for å sikre at spørsmål kan stilles og besvares.
- Intranett: For de selskaper eller organisasjoner som har et intranett, er dette vanligvis den beste plattformen for de fleste meldinger. Det gjør det enkelt å oppdatere filer og informasjon som kan nå alle ansatte.
- Personlige møter: Uansett hva budskapet er, er personalmøter et godt sted å gjøre kunngjøringer og gi ansatte sjansen til å ha en fullstendig diskusjon. Du kan også bruke møtetiden til å gjennomgå hvordan informasjonen blir kommunisert, slik at personalet vet at de vil bli holdt informert.
- E-post: Selv om e-post er enkelt, er det ikke alltid den beste måten å videreformidle informasjon på. Du vil ikke sende ut så mange e-poster at folk ikke finner informasjonen når de trenger den. Hvis du bruker e-post, må du bare bruke den til å fortelle folk hvor de kan få informasjonen.
- Vanlige mapper: Hvis du ikke har et intranett, kan du opprette en felles mappe på en nettverksstasjon som alle har tilgang til.
- Oppslagstavle: Du kan bruke et fysisk område til å legge ut informasjon. Folk kan sjekke det ofte, og det gir også et sted hvor folk kan samles og diskutere deres bekymringer.
