Hvordan holde ansatte engasjerte når de flytter kontorer?
Å flytte virksomhet er ofte en uunngåelig del av å gjøre forretninger. Hvis du planlegger en virksomhetsflytting - enten det er på grunn av nedbemanning, billigere eiendom eller utvidelse, eller hvis du vil være lokalisert nærmere kundene, er det viktig å sikre at ansatte blir tatt i betraktning og holdes informert slik at de føler at de er en del av trekket. Dette innebærer åpen kommunikasjon, vurderer innflytelsen av flyttingen på hver ansatt, og ber om innspill om flyttingen fra de ansatte.
Adresse transport
For de fleste av dine ansatte vil et trekk trolig bety en endring i pendlingen. Ta en nærmere titt på det nye forretningsstedet, og vurder hvilke endringer dette kan medføre. Bruk medarbeiderdatabasen din til å vurdere hvilke ansatte som trenger pendling betydelig lenger etter flyttingen. For de personene som pendler med transitt, bestemme om transitt vil være tilgjengelig for det nye stedet.
Hvis det er problemer, ta disse videre til de berørte ansatte for å fortelle dem om alternativene, enten det hjelper med transittavgifter eller parkeringsplass. Selv om du ikke kan tilby noen insentiver, gi de ansatte informasjonen langt før flyttingen, slik at de kan bestemme om de skal forfølge andre ansettelsesalternativer som har en mer brukbar pendling.
Hvis det er mulig, bør du vurdere å la ansatte som er mest berørt av flyttingen ha en mer fleksibel tidsplan. Kanskje de kan komme inn tidligere eller senere, avhengig av trafikkmønstre, hvor de bor, og deres spesifikke rolle i selskapet.
Plan for parkering
Som en del av håndteringen av transportproblemer, la de ansatte vite om det vil bli en endring i parkeringsplassen og om parkering vil bli betalt for. Spør ansatte på forhånd hva de trenger, slik at du kan prøve å gi nok parkering for alle som trenger det. Hvis dette ikke er mulig, gi dem beskjed om andre alternativer og hva du er villig til å gjøre for å hjelpe dem med å takle endringen av transportplanen.
Hold kommunikasjonen åpen
Å kommunisere med ansatte om flyttingen med jevne mellomrom er nøkkelen til å holde dem i løkken og sikre at hørselen holdes på et minimum. Det er like viktig å gi de ansatte mulighet til å stille deg spørsmål om flyttingen; kommunikasjonen skal gå to veier.
Fortell de ansatte om flyttingen så snart som mulig. Gi dem nok tid til å sikre at det nye stedet vil fungere for dem, slik at de kan bli vant til ideen om å flytte og ta de beste avgjørelsene for sine egne situasjoner. Gi også en tidslinje for hvordan flyttingen vil fortsette, hva deres roller vil være og hva du forventer av dem.
Be om innspill fra personalet
Be om dine ansattes tanker om hvordan det nye kontorlokalet vil fungere, og hvordan ting kan settes opp best for effektivitet, personalglede og det generelle arbeidsmiljøet. Jo flere ansatte blir involvert i beslutningsprosessen, jo større innspill og teamstøtte. Dette er viktig for å holde moral høy i det som ofte kan være en vanskelig tid.
Finn ut om det er ting om det nåværende (gamle) kontoret som ikke fungerte, og som kan forbedres i det nye rommet. Kanskje dette kan være oppsettet av kopirommet, plasseringen av personalstuen eller mengden skrivebord på hvert kontor. Ansatte er de beste konsulentene når det gjelder forbedring av arbeidsflyt og miljø.
Lag en informasjonspakke
Hvis selskapet ditt har vært lokalisert på et sted en stund, vil ansatte ha sine favoritt spisesteder, kaffebarer og forretningsrelaterte tjenester i nærheten. For å hjelpe deg med overgangen til det nye stedet, opprett en liste over lokale virksomheter som er i det nye nabolaget, inkludert restauranter, kafeer, treningssentre, barnehager, renserier og dagligvarebutikker. Hvis du er småbedriftseier, kan du vurdere å ta en ettermiddag for å besøke det nye området med dine ansatte. La dem se det nye rommet og tilbringe litt tid i området. Dette kan gå langt for å lette overgangen.
