Hvordan planlegge og organisere et kontor eller en virksomhetsflytting?

Å flytte virksomheten din til et nytt kontor er en trinnvis prosess som krever nøye planlegging og flere forberedelsestrinn. Som med alle store prosjekter, er det best å dele arbeidsmengden og tildele spesifikke oppgaver til forskjellige ansatte. Å starte prosessen tidlig og opprettholde åpen og hyppig kommunikasjon er nøklene til et vellykket og mindre stressende trekk.

Lag en tidslinje

Lag en tidslinje som inkluderer alle viktige stadier i flyttingen. For å sikre at timeplanen er gjennomførbar, diskuter planen med alle teammedlemmene som er involvert i flyttingen. Vær realistisk med hensyn til hvor mye tid du trenger. Et lite kontor kan trenge minst tre måneder for å forberede seg, mens et medium til stort kontor kan trenge å planlegge i seks til åtte måneder eller mer. Uansett er nøkkelen å starte så tidlig som mulig.

Design det nye rommet

Det neste trinnet er å samle all tilgjengelig informasjon om den nye plassen. Prøv å få tegninger eller et gulvoppsett slik at du kan identifisere viktige komponenter, som stikkontakter og lagringsplass, og begynne å designe det nye kontoroppsettet. Det er også en god ide å ha en generell plan for din nåværende plass, slik at du kan sammenligne de to. Hvis det er områder på det nåværende kontoret som ikke fungerer, kan du identifisere dem nå slik at de samme problemene kan unngås i det nye rommet ditt.

I tillegg lager du en liste over potensielle problemer med den nye plassen, for eksempel et mindre resepsjonsområde eller mindre lagringskapasitet, eller kanskje en større åpen plass som krever flere avlukker eller midlertidige vegger. Det kan være nødvendig å ansette tømrere, malere, elektrikere, systeminstallatører eller andre fagpersoner for å bygge vegger, legge til ledninger eller gjøre kosmetiske endringer før du flytter inn.

Bygg ditt flyttelag

For mellomstore til store kontorer, utnevn noen (eller be om frivillige) fra hver avdeling eller divisjon for å koordinere deres spesielle område. Dette kan tildeles avdelingsveilederen eller lederen som deretter kan sikre at hver ansatt tar ansvar for å pakke pulten, filene og personlige ting. For mindre kontorer kan du være alene. I så fall identifiser noen få nøkkelpersoner som kan være i stand til å hjelpe med å koordinere flyttingen.

Teamet ditt kan også hjelpe deg med å identifisere aktuelle problemer med det gamle rommet og finne mulige løsninger for det nye kontoret. Dette er en fin måte å innlemme andre synspunkter og å oppnå konsensus på farten, spesielt hvis noen ansatte ikke støtter endringen.

Gjennomføre regelmessige møter

I planen din, sett regelmessige møter for å diskutere flyttingen og fremdriften med alle ansatte. Det er viktig å holde alle informert og å ta seg tid til å takle ansattes bekymringer og kommentarer. Å flytte er stressende for alle involverte og kan være mer stressende hvis avgjørelser ikke blir kommunisert tilstrekkelig.

Bestem budsjettet

Hvis du har tildelt et spesifikt budsjettbeløp for flyttingen din, er det viktig å identifisere kostnadene før du ansetter transportører, eller til og med før du pakker den første boksen.

Tilordne oppgaver

La flytteteamet ditt lage en liste over oppgaver som må fullføres i ukene før du flytter, og sørg for at kritiske oppgaver blir lagt til i tidslinjen / tidsplanen. Spør hver avdelingsleder eller veileder hva som kreves fra deres område, som kan omfatte leverandører av spesialtjenester, for eksempel installatører av telefonlinjer eller spesialister på datanettverk. Sørg også for at fellesarealer er dekket, for eksempel resepsjonsområdet, lobbyen og lagringsplassene.

Ansett flytterne

Ansette movers er en av de mest kritiske oppgavene for å flytte en virksomhet, og det er flyttebedrifter som spesialiserer seg på kontorflytting. Som ethvert husholdningsflytt er det viktig å sørge for at selskapet er pålitelig og at du får den beste servicen for kostnadene. Gjør din forskning, still de riktige spørsmålene, og få selskapet til å komme til kontoret ditt for å vurdere ditt trekk.

Denne oppgaven kan tildeles en person eller gruppe eller noen få forskjellige personer, med hver som ringer til spesifikke selskaper og deretter sammenligner notater. I alle fall, begynn tidlig for å sikre at du får den beste prisen og passer for dine behov.

Lag en kontaktliste

En kontaktliste bidrar til å sikre at alle du gjør forretninger med, inkludert leverandører og kunder, vet at du flytter. Det er en god ide å tilordne denne oppgaven til en person som skal overvåke for å forhindre at kontakter faller gjennom sprekkene. Å varsle kunder og kunder krever spesifikk kommunikasjon om din nye plassering og hvordan virksomheten vil operere under flyttingen. Slik informasjon er viktig for å sikre at kundene dine ikke går andre steder for tjenestene dine.