Hvem skal du varsle når du flytter kontor eller virksomhet?

Å flytte kontor er komplisert. Med så mange ting å gjøre, er det lett å overse mindre, men viktige oppgaver. For å holde kontoret ditt på sporet, må du sørge for at du har en sjekkliste over viktige oppgaver for å hjelpe kontoret med å flytte og bruke følgende sjekklisteveiledning som vil sikre at ingenting blir angre.

Kunder og kunder

Det er lurt å fortelle kundebasen din om flyttingen først, helst minst en måned før flyttingen skal skje. Gi informasjon om det nye stedet, enten ved å sende ut et formelt brev eller en e-post med et kart som er vedlagt eller vedlagt til alle i firmaets database. Eller i tilfelle en butikk, plasser et kart- og varslingsskilt på inngangsdøren og gi en liten flygeblad med hvert kjøp. Legg ut informasjonen på websiden din med instruksjoner som er enkle å følge, og eventuelle opplysninger som gjør at kundene dine kommer tilbake - dette kan omfatte et "innflyttings" -salg eller en offisiell åpningsfest.

Du bør også gi kundene beskjed om du i det hele tatt vil stenge under flyttingen eller redusere timene dine. Dette vil være en viktig beskjed for å sikre at kundene ikke blir frustrerte hvis døren din er låst. Å vite på forhånd når du vil være åpen for virksomheten, vil spare deg for mange telefonsamtaler fra kundene dine og forhindre dem i å gå til konkurrenten din for service. Med andre ord, la kundene få vite planen din for å betjene dem under overgangen.

Tjenesteleverandører, leverandører og offentlige etater

Gi beskjed om tjenester og leverandører som firmaet ditt bruker regelmessig. Det kan omfatte et skriverselskap, bud, kontorrekvisita eller internettleverandør.

Banker og forsikring

Banker vil kreve varsling tidlig - du må endre adressen på selskapssjekker, og deretter få sjekken skrevet ut og varsle kredittkortselskaper og andre finansielle institusjoner eller tjenesteleverandører. Du kan bestemme at firmaet ditt vil tjene på å overføre forretningskontoer fra en bank til en annen eller fra en filial til en annen, snakk med bankrepresentanten din om tjenester som er tilgjengelige i det nye stedet / nabolaget.

Forsikringsselskaper må også varsles tidlig. De må vurdere det nye rommet og gi deg et nytt estimat, hvis aktuelt. Dette er en flott tid å snakke med forsikringsselskapet om flytteforsikring og hva du trenger for å sikre at kontoret ditt er beskyttet.

Endre innkommende telefonmeldinger

Sammen med oppdatering av bedriftsinformasjon og markedsføringsmateriell, er det andre måter du kan sikre at publikum får vite om det kommende trekket. Legg til et varsel til telefonsvareren / taleposttjenesten der du oppgir datoen for flyttingen, hvor du flytter og hvordan dette kan påvirke tjenesten. Sørg for å oppgi kontaktinformasjon for de klientene som kan ha spesifikke bekymringer.

La ansatte også endre sin direkte kontortelefonsvarer med informasjon om farten og den nye adressen. Igjen, det er en enkel måte å minne kontakter om flyttingen og informere de som ikke er i kontaktdatabasen om endringen.

Endre signaturlinjen

Å legge til et varsel i e-signaturlinjen for alle ansatte sørger for at hver e-post som sendes ut, vil minne mottakeren om det kommende trekket. Dette er en fin måte å nå enkeltpersoner som ikke er i selskapets kontaktoppføring.

Frimerke utgående korrespondanse

Kjøp et rødt frimerke som sier "Merk ny adresse" - disse frimerkene kan vanligvis kjøpes i en kontorrekvisita-butikk. Merk oppdaterte brevhoder for å sikre at mottakerne er klar over adresseendringen. Merk at dette varslingstrinnet kanskje ikke gjelder før etter at flyttingen er fullført.

Telefon

Dette bør være det første verktøyet du kontakter om flyttingen din - du vil forsikre deg om at virksomheten din forblir åpen under flyttingen, eller at det er så lite forstyrrelser som mulig. Gi telefonselskapet beskjed når flyttingen er og be om at telefonene skal være installert og klare til å operere på det nye stedet dagen før innflyttingsdatoen. Dette sikrer at systemet er i gang den første dagen på det nye stedet.

Be selskapet om å sette opp et viderekoblingssystem som gjelder dagen du flytter. Hvis firmaet ditt endrer telefonnumre, kan du be om at det legges til en rådgivning til det gamle nummeret ditt, slik at innringere får vite om telefonnummerendringen. Når du har flyttet, er det lurt å ringe det gamle nummeret ditt for å sikre at tjenesten er på plass. Sørg også for at ditt nye forretningsnummer og adresse blir oppdatert i neste telefonbok og katalog.

Postkontor, e-post og sosiale medier

Gi beskjed til postkontoret om flyttingen din og sørg for at posten blir videresendt i noen måneder etter flyttingen. Som nevnt tidligere, legg til en flytting til ansattes signaturlinjer før flyttingen og etter flyttingen også; etter flytting skal signaturen be mottakeren om å merke adresseendringen og kontaktinformasjonen. Vanlige kurerfirmaer som henter og avleverer pakker på kontoret ditt, bør også få beskjed om adresseendring og eventuelle endringer i tjenestene.