Helgetelefonsamtale og e-postetikette for profesjonelle
Noen mennesker forventer telefonsamtaler og e-post i løpet av fritiden, men hvis du ikke er en av dem, kan du bli frustrert når du begynner å høre fra sjefen eller kollegene når du skal slappe av. Dette er et vanlig problem som kan skape frustrasjon og til slutt få deg til å grue deg til å ta telefonen.
Hvis du jobber 40 pluss-timer i løpet av uken, føler du sannsynligvis at du har krav på frihelger, så hva gjør du når du konsekvent får forretnings-e-post og samtaler de dagene du ikke er planlagt å jobbe? Ignorer du dem, svarer dem med en gang, eller venter til du kommer tilbake til kontoret på mandag?
Når det er en kollega i like stilling som din stilling, ringer du eller sender e-post, kan du snakke om hvor viktig det er å ta deg tid fra jobben. La dem få vite at du kommer tilbake med dem på mandag. Vær nådig for å opprettholde et positivt forretningsforhold med denne personen. Men når det er sjefen din, må du være ekstremt forsiktig hvis du ikke vil gå glipp av neste gang kampanjer eller lønninger blir delt ut.
Hva du skal gjøre når sjefen sender e-post eller ringer
Sjefen din kan falle inn under en av to kategorier: De ringer sjelden til deg i løpet av fritidstiden, eller de er en hyppig krenker av å trenge inn på din fritid. Hvis de ikke ringer deg ofte, er du sannsynligvis mer villig til å svare og håndtere hva de vil. Imidlertid, hvis nummeret dukker opp på nummeret ditt hver lørdag morgen klokka 9.00, kan du rulle øynene og ignorere samtalen. Problemet med å gjøre det er at det vil hjemsøke deg i løpet av hele helgen.
Her er noen tips for å håndtere de uvelkomne samtalene:
- Svar alltid på telefonen siden det kan være en nødsituasjon. Hvis det bare skjer en gang i blant, kan du fortsette og behandle saken så profesjonelt som mulig.
- Hvis du ser et mønster med sjefen som ringer uten hensyn til fritiden din, må du ha en åpen og ærlig diskusjon neste virkedag. Du har kanskje savnet noe om hva som forventes av deg i din stilling. Alt må tydelig staves.
- Svar på e-post som kommer til din personlige konto så raskt som mulig. Ikke sjekk arbeids-e-posten din med mindre du har en spesifikk grunn.
Hva ikke å si eller gjøre når sjefen din ringer
Det er sannsynligvis dusinvis av ting som løper gjennom tankene dine når du får disse irriterende helgetelefonene. Du kan tenke på noe sarkastisk eller vittig å si, eller du kan bli fristet til å gjengjelde. Enten av disse svarene vil skade deg profesjonelt.
Dette er hva du ikke bør gjøre når du ringer i løpet av din fri:
- Ikke bli snarky med kollegaen din eller sjefen din for å ringe i helgen. Sarkasme er unødvendig og kan koste deg et godt arbeidsforhold, eller verre, jobben din.
- Ikke se bort fra samtalen. Ta alltid telefonen.
- Ikke lyv. Du vil etter hvert bli fanget hvis du legger til vane å ikke fortelle sannheten, og det siste du vil er å bli ansett som upålitelig.
- I tilfelle e-post, svar på alt som er en nødsituasjon og vent til neste virkedag med å håndtere noe som kan håndteres senere.
- Ikke send en e-post eller ring til andre i løpet av helgen, og bli sint på dem for å gjøre det samme.
Andre ting å vurdere
- Noen typer virksomheter krever at noen til enhver tid er på vakt. Forsikre deg om at du forstår selskapets policy om rotasjon av personer som er på vakt, og hvor raskt du trenger å svare.
- Du har kanskje gitt sjefen inntrykk av at du alltid er villig til å ringe. Det kan man ta vare på i en enkel, respektfull, positiv samtale.
- Sjefen din trenger kanskje et raskt svar på et spørsmål, og du er den eneste personen som kan hjelpe. Det er alltid en god ide å hjelpe når du kan.
- Det kan være en sann nødsituasjon som ikke kan vente til du kommer tilbake til jobb. Noen ganger opplever selskaper nødsituasjoner som kan være livet eller døden til deres virksomhet. Hvis du føler at dette er tilfelle, kan du ringe og gjøre alt du kan for å hjelpe. Hvis dette fortsetter, vil du kanskje begynne å lete etter en annen jobb.
